Solução multiplataforma para gerir um evento: IULCOME
O IULCOME é um evento anual do ISCTE, Instituto Universitário de Lisboa, criado para receber os novos alunos e facilitar a sua integração na vida universitária. É uma iniciativa de grande escala, que envolve todos os cursos e conta com parcerias de várias entidades externas. Funciona como um momento decisivo para os estudantes se conhecerem e participarem em atividades e jogos, o que cria sentido de comunidade e de pertença. Para sustentar esta ambição, o ISCTE associou-se à AppX para desenvolver as soluções digitais do evento, com o objetivo de enriquecer a experiência do IULCOME e facilitar o envolvimento dos estudantes e a realização das atividades. Ao longo de três edições, a AppX foi refinando e alargando a solução para acompanhar o crescimento do evento e as suas novas necessidades.
Desafio
Reconhecendo o potencial, mas também a complexidade logística envolvida, a AppX foi convidada a criar uma solução multiplataforma para o IULCOME. O sistema teria de integrar um conjunto alargado de módulos para permitir a interação direta com participantes e com a organização. Um dos principais desafios era garantir a formação de equipas completas, cada uma composta por participantes de vários cursos, apenas com informação em tempo real. Esta complexidade logística resultava de não ser possível saber, antes do evento, quem iria efetivamente aparecer.
Solução
A solução desenvolvida para o IULCOME é um sistema multiplataforma robusto, que gere com eficiência a logística do evento e aumenta o envolvimento de quem participa. Entre as funcionalidades principais estão a formação de equipas no momento do check-in, através da integração com a plataforma de gestão de alunos da instituição, e o controlo de presenças por leitura de cartão. Os participantes marcam almoços e acompanham o evento numa app mobile gamificada, que também regista os seus pontos e reúne toda a informação essencial.
O backoffice de gestão trata de todos os aspetos do evento, da atribuição de equipas ao acompanhamento das sessões, e garante uma operação sem sobressaltos. Funcionalidades adicionais, como a atualização de pontuações em tempo real, enriquecem a experiência e integram-se nos sistemas de sinalética digital que a instituição já tinha.
Principais funcionalidades
Backoffice de gestão
O backoffice, feito à medida, permite gerir todas as vertentes do evento: dados dos participantes, configuração das equipas, logística dos postos de voluntários, respostas a formulários, agendamento de sessões e postos do peddy paper, o que garante uma operação simplificada em todas as frentes.
App gamificada
A app reúne toda a informação essencial do evento numa só interface e dá acesso a pontos, equipas, contactos dos mentores, localização dos postos de voluntários e mapas do campus. Permite ainda validar presenças e responder a questionários, o que rende pontos e aumenta o envolvimento.
Postos de almoço digitais
Um portal autónomo instalado nos postos de almoço valida e contabiliza as refeições distribuídas em cada dia, o que garante uma gestão eficiente. A app da organização lê os cartões de participantes e mentores e marca as credenciais de almoço em tempo real.
Pontuações em tempo real
A solução integra a pontuação em tempo real no sistema de sinalética digital da instituição, o que permite mostrar os resultados ao lado das notícias e dos conteúdos habituais, sem quebras na circulação de informação durante o evento.
Tech stack
Para suportar as funcionalidades exigidas, foram desenvolvidos vários módulos com tecnologias adequadas a cada tarefa. O ReactJS permitiu criar depressa uma progressive web app que dispensa instalação, o que melhora a acessibilidade. A framework Laravel simplificou o desenvolvimento do backend da aplicação e dos restantes módulos, com segurança integrada nas interações com a base de dados e no controlo de acesso aos endpoints, o que garante um sistema robusto e eficiente.
Impacto da solução
A solução criada pela AppX melhorou de forma significativa a capacidade do cliente para gerir o evento, simplificou a operação e enriqueceu a participação com funcionalidades inovadoras. Com uma plataforma dinâmica e adaptável, o cliente passou a lidar sem atritos com a complexidade de um evento de grande escala, da formação das equipas às interações em tempo real.
Este avanço tecnológico melhorou a eficiência e a eficácia da logística e elevou a experiência de quem participa, com reflexos positivos na reputação e no sucesso operacional do cliente. Ficou com uma solução à medida e escalável, adequada às suas necessidades e preparada para edições futuras e para o crescimento da iniciativa.
A disponibilidade e o profissionalismo da AppX foram inestimáveis na construção e no acompanhamento do projeto IULCOME 2018. Perante o desafio inicial, e perante os obstáculos encontrados antes e durante a atividade, a AppX revelou criatividade e uma grande capacidade de adaptação e de resolução de problemas.
